完整商務差旅政策指南（附免費下載範本）

甚麼是差旅政策？

差旅政策或企業差旅政策是一份正式文件，規定與商務出差相關的規則、指引、報銷流程及其他重要事項。這項政策明確規定員工如何預訂、管理及申請出差費用報銷。當中亦詳述管理層審批差旅費的標準與流程。

企業差旅政策通常包括政策目的、適用範圍、出差審批及報銷流程，以及出差安排。政策內容涵蓋交通（如機票）、每日餐費補貼、住宿、雜費及任何可能產生的額外費用。

企業通常會指定財務經理或出差管理人員負責處理企業出差相關事宜。你亦可對外聘請旅行代理協助管理。無論你的企業是內部管理商務出差還是另外聘請專業機構，你都應制定一套全面的企業差旅政策，涵蓋本地及國際出差安排，提高管理效率。

制定商務差旅政策的目的

制定企業差旅政策是為員工出差建立明確標準。審慎管理差旅政策至關重要。一份適用於全公司的商務差旅政策，能夠為不同級別的員工設立明確的出差預訂標準。這份政策將為員工的出差報銷提供依據，確立明確的申請與審批流程，讓出差員工與審批人員的工作更加順暢。

企業還需要制定差旅與費用政策，幫助員工了解商務出差的法律合規要求。差旅與費用政策能幫助企業向監管機構解釋出差預算與支出管理方式。

通過制定明確的差旅與費用政策，企業能夠更精準地預算管理、監控員工支出，同時確保員工安全出行。這也是降低過度支出與防範財務欺詐的有效手段。

差旅與費用政策的適用範圍

一份完善的差旅與費用政策政策應當全面涵蓋企業內的所有常規員工。這包括高層管理人員，並適用於需要出差的實習生。此外，該政策亦可涵蓋承包商、短期員工、兼職員工及所有可能需要出差的工作人員。

適用範圍應包括：

• 交通（如機票及港鐵費用）
• 私人交通
• 餐飲
• 當地或陸上交通
• 住宿
• 雜費（如 WiFi 費用、停車費等。）
• 額外費用（如因疫情需要的疫苗接種與追加劑費用）
• 保險
• 緊急聯絡電話
• 特殊情況

企業應制定明確的規定與懲處機制，確保所有員工嚴格遵守政策。

為何需要商務差旅政策？

如果你的企業有需經常出差的員工，那麼制定差旅與費用政策將是明智之舉。這能為企業各種優勢，也能保障員工。

企業差旅政策可確保員工安全

企業對員工負有照顧責任。若員工因公出差，企業必須確保其人身安全與出行保障。制定清晰的差旅政策能確保員工安全出行。例如，規定員工僅選擇符合最高安全標準的航空公司。或是允許員工在深夜出行時使用私人交通工具。這能讓員工感到企業是一個值得信賴的工作場所。

亦能有效控制成本

制定差旅與費用政策的一大原因是為了控制成本。研究顯示，全球商務出差費用預計將從2024 年的 1.48 兆美元增長至 2028 年的 2 兆美元，增幅顯著。若企業沒有明確的指引規定員工的合理開支範圍，商務出差費用可能會大幅增加。在沒有適當政策約束的情況下，員工可能會傾向選擇最昂貴的選項。例如入住總統套房或以公司費用享用魚子醬等不必要的奢華消費。因此，企業應考慮制定並執行明確的商務差旅政策，設立每日支出限額，規定員工在餐飲、住宿、當地交通及客戶應酬等方面的開支。

讓差旅管理變得高效、有序

清晰的商務出差指引能夠明確規定員工在出差時的行為，從而讓企業與員工的出差管理流程變得順暢。若員工在每次出差前都需逐一確認細節，例如可選擇的機艙等級、機場停車費是否可報銷、Uber 車費是否可報銷等等，將會浪費大量時間。制定商務差旅政策，能夠減少財務團隊處理重複查詢的時間，提升管理效率。

這亦能降低財務欺詐風險

當企業制定詳盡且適用於全公司的商務差旅政策時，員工濫用出差費用的可能性將大幅降低。由於企業已設置各項出差開支的上限（如餐飲、住宿等），員工必須遵守預算，否則需自行承擔超出部分的費用。當企業將財務責任轉移至員工個人，員工便較不可能刻意或無意地超支。

這能提升公平性與透明度

設計完善且清晰的差旅與費用政策能夠為企業內部營造公平透明的環境。管理層將無需因個別員工的需求而作偏袒決策。政策明確規定出差預算，所有員工需按照統一標準安排出差。當員工看到所有人都受到公平對待，將有助於建立積極的企業文化。

使報銷程序更順暢

商務差旅政策將明確規定出差預算，政策要求員工提交正式收據與發票。企業將對對賬與結算費用。若企業使用差旅與費用管理平台來處理商務出差費用，將能夠進一步簡化報銷流程。

哪些企業應考慮制定商務差旅政策？

無論你的企業是香港的大型企業還是初創公司，若符合以下情況，應當考慮制定企業差旅政策：

• 你的企業在多個地區設有工廠。管理層與員工需要前往不同地點接受教育或培訓。
• 你的業務正在快速擴展至不同地區。這或需要高層管理人員或其他員工前往各地開展業務。制定明確的差旅政策有助監控出差支出並合理預算。
• 你的企業客戶遍布全國或國際市場，所以完善的企業差旅政策是必不可少的。員工可能需經常出差與客戶會面。差旅政策可確保所有員工享有公平的出差待遇。
• 你的企業將部分業務外包給海外供應商，可能需要不時進行實地考察、品質檢測與監督。完善的差旅政策能夠簡化企業的出差管理流程。
• 你的企業經常派遣員工到不同地方參加培訓、會議及研討會。易於管理及預算團體預訂。

商務差旅政策應包含哪些內容？

在制定商務差旅政策時，需要考慮多個方面。差旅與費用政策應根據企業的業務模式與運營需求以作調整。核心要素：

整體指引

制定差旅與費用政策時，應確立基本標準。政策應明確區分本地出差與國際出差。不同目的地的預算標準有所不同。需明確規定由誰負責批准不同職級的員工的出差申請。是否由專門的出差管理人員負責所有員工的審批，還是由各部門主管負責批准所屬團隊的出差申請？此外，應清楚列明預訂出差行程的時間。鼓勵員工提前預訂，以獲取最大優惠。除了預算考量，政策亦應關注商務出差的安全與保障措施。確保員工在出差期間感到安心。

交通

企業應明確規定員工在商務出差時可選擇的交通方式。若是短途本地出差，可考慮火車或陸路交通。若員工選擇自駕，應明確規定公司是否僅報銷燃油費或是否包括司機費。若為國際出差，企業需明確機票預算標準。你應規定員工是否可選擇商務艙或必須搭乘經濟艙。即使是在出差目的地的當地交通，也應清楚列明員工是否可以搭乘的士，或是只使用公共交通工具。企業甚至應規定前往機場或火車站時的交通方式，避免後續爭議。總體而言，政策應鼓勵員工合理控制出差交通開支。

住宿

若員工因商務出差需要過夜停留，企業應提供住宿。在差旅與費用政策政策中清楚列明住宿標準。若預算充足，可為員工安排星級酒店住宿。對於初創企業，則可能選擇經濟型酒店及住宿。如果企業擁有自營的住宿，則可安排員工入住。企業應根據自身的財務能力與政策，明確規定住宿標準，並將住宿安排告知員工。

旅行保險

為了提升商務出差的安全性，企業可選擇為員工購買旅行保險。若企業已與指定的保險公司合作，應在差旅與費用政策中明確說明，要求員工僅使用企業授權的保險供應商。若企業提供的旅行保險不涵蓋特定風險，則應在政策中清楚列明。

餐飲

若員工以團隊形式出差，企業可安排統一餐飲，例如透過餐飲供應商提供餐點或設定固定菜單。對於單獨出差的員工，企業可設立每日或每餐的餐飲預算。提供每日膳食津貼是較為經濟的方式。此部分政策應列明員工員工可支付的餐飲對象。例如，若員工因商務會議與客戶共進餐食，企業可允許其支付客戶的餐費。然而，若員工參加未經管理層批准的私人聚餐，則該筆費則不屬於公司出差支出範圍。企業應清楚列明相關規則，以避免誤解與爭議。

按職級制定出差標準

企業可以選擇統一適用的出差政策，或根據員工職級提供不同級別的出差待遇。例如，企業可允許高級管理層搭乘商務艙並入住星級酒店。雖然這可能會增加出差成本，但也能激勵員工。若企業計劃對不同職級員工提供差異化的出差安排，應在差旅與費用政策中明確說明。這使財務部門能夠合理分配預算與資源。

報銷規則

企業無法預先支付所有出差費用。因為在商務出差期間，可能會出現額外支出，例如突發的客戶會議、會議額外費用等。因此，企業應明確規定哪些費用可獲報銷，哪些不可報銷。企業可為出差員工配發企業信用卡，付款流程變得方便快捷。然而，即使配發企業信用卡，企業仍應明確限制可報銷的費用。Aspire 提供無限量的企業卡，可供團隊使用，減少或避免外幣交易手續費，並能與會計軟件無縫整合，助你輕鬆追蹤開銷。此外，Aspire 亦提供專業的報銷軟件，提升員工、會計團隊及整個企業的財務管理體驗。

不可報銷費用

為謹慎起見，政策應加入一節關於不可報銷費用的內容。例如，若企業未特別說明娛樂費用不屬於出差預算範圍，員工可能會誤以為相關支出可獲報銷。這或導致後續報銷爭議。企業可規定不得報銷的費用，如酒店水療、游泳池、健身房、迷你吧及客房服務等等。這些條款應清楚寫入差旅與費用政策。

非員工隨行出差規定

若員工需長期出差，企業可能允許員工攜帶配偶或子女同行。然而，企業可規定員工家屬須與其共用公司提供的住宿。若企業允許員工攜帶家屬同行。你應明確列明可隨行的家庭成員，並清楚説明企業會否承擔家屬的旅費或因家屬同行產生的額外費用。

雜項開支

若員工因參加會議或活動需支付註冊費，企業應在差旅與費用政策中明確規定是否由公司承擔費用。此外，企業應列明其他可能產生的雜項費用，如機場停車費、超額行李費、長期出差期間的洗衣服務費、客戶禮品等。企業若不明確界定可報銷的費用，或會導致員工誤解，進而增加不必要的出差開支。

特殊情況與例外條款

企業應在差旅與費用政策中設立有關特殊情況的條款，如錯過航班、火車或巴士，重複預訂、遺失票據、公共交通附加費等。你應列出所有可能情境，並提供備案計劃，確保員工有指引可遵循。明確的指引能消除歧義，避免員工過度報銷或產生額外費用。

代理與合作夥伴名單

企業差旅政策應包含預先批准的代理、供應商及合作夥伴清單。例如，企業或與特定酒店集團合作以獲取企業優惠。這應在政策中明確列出。此外，應提供聯絡方式、客服電話、折扣代碼等相關資訊。

報銷流程

對於未預付的出差費用，企業應制定明確的報銷流程。政策應包括報銷時限、提交收據與憑證的指引、申請時需使用的報銷軟件、負責審批與發放報銷款項的部門，以及整個報銷流程所需時間等細節。

申訴與緊急情況

差旅與費用政策應包含緊急情況的應對指引。企業應提供公司緊急聯絡電話，以及指定的當地聯絡人，供員工在需要時尋求協助。對於其他問題或申訴，應提供專門的聯絡方法。若不提供這些資訊，員工在突發情況下可能會感到迷失與困惑。

制定商務差旅政策前的考量

如你所見，制定商務差旅政策涵蓋眾多細節。以下是建立全面差旅政策時應考慮的步驟：

確立目的

在起草員工差旅政策前，應先明確其核心目標。企業應考量員工安全、成本管理及流暢的出差流程，並決定是否希望員工擁有自助管理選項，從而設計合適的差旅與費用政策。

考慮員工需求

商務差旅政策不應僅從企業角度出發。亦應兼顧員工需求。企業應提出關鍵問題，例如：員工是否會對指定的住宿標準感到舒適、餐飲預算是否足夠支應日常開銷、在出差地點，搭乘公共交通是否安全等等。企業可聘請專業管理人員來協助制定這些決策。

制定明確指引

一份模糊不清的差旅與費用政策可能帶來與沒有政策同樣的問題。企業應明確規定商務出差的可接受範圍。包括交通費用、客戶宴請及禮品規定，確保所有細節均有清晰指引，杜絕任何疑義。

書面記錄並傳達

企業應將商務差旅政策詳細記錄，並確保所有員工知悉並遵循。這能確保員工遵守規定。你應向可能需要出差的員工提前提供政策，確保他們熟悉規定。此外，應將政策上載至員工或人工資源內部平台，讓員工隨時查閱。

訂立商務差旅與費用政策

遵循以下秘訣，確保你的差旅與費用政策易於理解且便於執行：

簡單明瞭

你的商務差旅與費用政策應當全面且易於理解。避免使用行業術語或法律專業術語。若政策中包含大量難以理解的條款，可附上索引或詞彙解釋。這能讓員工更容易明白和遵循。若政策過於複雜，員工可能無法掌握，甚至會忽略指引。

明確規則

在起草差旅政策時，應確保指引明確、具體。避免任何模糊空間，否則員工可能會無意間濫用政策。制定涵蓋所有出差細節的完整政策，將有助執行政策。強調員工遵守政策的重要性，並明確列明違反政策的後果。為了讓員工更順利理解與執行政策，可增設常見問題（FAQ）的章節。這能確保其清晰且無漏洞。

提高政策可見度

要讓企業的差旅政策有效執行，你必須將政策清楚傳達給員工。不要將差旅與費用政策混入員工守則或人工資源規定，應將其設為獨立文件，確保員工能夠輕鬆查閱。將政策與出差預訂流程整合，避免員工遺漏。你應將政策上載至員工內部系統或人工資源平台，確保員工隨時可查閱。

關注員工需求

差旅與費用政策不應僅關注預算控制。同時還應考慮員工的安全、需求與舒適度。企業應在成本與員工福祉之間取得平衡。例如，可規定若航程超過 12 小時，你可允許員工選擇商務艙。這能提升出行舒適度，讓員工在出差時保持工作效率。

納入關懷計劃

商務差旅政策應包含關懷計劃。你應確保員工在出差期間生病或發生意外時能夠迅速獲得醫療支援。企業提供的健康保險可能不涵蓋特定目的地的醫療費用。企業應評估現有健康保險的覆蓋範圍，並考慮提供額外保險補充計劃。旅行保險應列為必備項目，確保員工擁有安全且舒適的出差體驗。

彈性規定

無論企業規模為初創、小型或中型企業，商務差旅政策應具備一定的靈活性。在制定基本規定的同時，允許員工自主選擇部分出差安排，能夠提升員工的舒適度與滿意度。例如，可允許員工自行預訂行程，在多種住宿選項、保險供應商及交通方式中進行選擇，以提供靈活的出行安排。

收集反饋

員工的反饋與建議能改善商務差旅政策。企業應定期收集員工對出差體驗的正面與負面意見。可根據員工的出差頻率，選擇每月、每季或每半年作反饋調查。若發現員工反覆反映某些問題，企業應考慮調整相關政策。

定期審查差旅與費用政策

為了與時並進，企業應定期審查並更新商務差旅政策。企業應考慮過去員工出差時遇到的問題，並適時調整政策，確保出差流程有效。

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額外資訊：商務出差費用報告

商務差旅費用報告與制定全面的出差政策同樣重要。有效的差旅與費用報告能控制出差成本。並帶來多項優勢。了解出差預算的分配情況。識別消費模式，掌握主要支出方向。根據數據分析生成報告，並與高層管理團隊共同探討有效的預算管理策略。

制定有效的商務差旅費用報告：

1. 建立企業與部門層級的開支報告機制。
2. 國際出差時，應同時記錄當地貨幣與公司本地貨幣的開支。
3. 向員工配發企業信用卡，透過即時支出監控，追蹤及管理費用。
4. 使用費用管理軟件，追蹤開支。
5. 選擇可自動分類費用並與會計軟件同步的系統，加快財務結算流程，確保快速核帳與關帳。

結語

為了擴展業務並把握新機遇，企業可能需要安排員工出差。制定商務差旅政策十分重要。制定商務出差政策將確保出差安排有明確指引，使企業能夠提升出差效率。這亦能確保員工安全，並控制成本。

若不確定如何起草企業差旅政策，你可使用商務差旅與費用政策範本，並根據企業需求作調整。在制定政策時，應確保政策清晰、可行且具備靈活性。Aspire 的支出管理工具可幫助企業即時追蹤差旅與費用預算，實行商務出差與費用政策。