應付帳款 101：什麼是應付帳款，它如何影響您的公司？

何謂應付帳款？

應付帳款是企業負責追蹤所有短期應付款項的業務功能，這些款項是您的公司賒欠賣家、供應商及其他債權人的。當您以賒帳方式購買商品或服務時，供應商會設置還款期限，通常是30日、60日或90日。還款期限的長短取決於供應商的指引，以及您與供應商之間的關係。

當您就已購商品及服務收到發票或帳單時，便會通過應付帳款流程在公司的資產負債表內將有關金額計入資產項目，並將開支列為負債項目。

如何界定款項是否屬於應付帳款？

當公司從賣方或供應商購買商品或服務並議定稍後付款時，這筆款項在付款完成之前會視為應付帳款。

一般來說，您會收到該次採購的相關發票，而應付帳款流程要求您在帳目內記錄相同金額。

需要留意的是，應付帳款涉及公司日常運作所需的商品及服務。應付帳款的例子包括原材料、辦公室維修及用品、運輸及物流、設備、辦公室相關服務、牌照及租賃等。

至於應計開支等非貿易應付款項，包括租金、股息、應付工資等，則不屬於應付帳款。

甚麼是應付帳款流程？

要有完善的應付帳款流程，必須先將有關流程規劃出來。以下是概要的應付帳款流程圖，可幫助你更有效地管理發票和帳單。

簡潔的應付帳款流程圖包括訂購商品或服務，接收來自供應商的商品和發票，核對發票，在帳目上進行記錄，按時付款予供應商，以及最後結清應付帳款。

有關流程結束後，應付帳款將不再列作負債。遵循應付帳款流程是關鍵所在，可確保支出不涉及錯誤或欺詐行為。

明白到何謂應付帳款流程後，接下來讓我們了解一些容易與應付帳款混淆的常見概念，並加以區分。

應付帳款、貿易應付款項與應付票據的區別

有些公司會就各類應付款項設立不同的帳目，以使其會計帳目更為清晰。除了應付帳款外，最常見的應付款項包括貿易應付款項和應付票據。

貿易應付款項指公司因庫存相關商品而尚欠供應商的款項，包括業務所需的物資或庫存中的原材料。

應付票據指公司因債務、貸款或其他借款而尚欠的款項，與商品或服務無關。

應付帳款則是涵蓋公司所有短期付款責任的總稱，可能但未必包括貿易應付款項。至於應付票據，則屬於獨立的負債類別，不屬於應付帳款的範圍內。

應付帳款流程的最佳做法

為了完善應付帳款的流程，可遵循以下最佳做法：

簡化工作流程

過於繁複的應付帳款流程容易導致錯誤，因此應盡量簡化。建立清晰的工作流程，令每個人都清楚知道自己的職責。每月按時檢查流程是否有效運作。

簡化發票處理

設立標準化的發票系統，並將發票集中處理。不論是手動輸入供應商付款資料，還是使用軟件處理，都能確保不會出現重複記錄的情況。

善用科技

要完善應付帳款流程，最佳方法之一是善用科技。您可以減輕員工處理日常瑣碎事務的負擔，讓他們專注於應付帳款流程當中更重要的工作，例如處理付款爭議。

建立防範欺詐行為的系統

應付帳款流程存在欺詐風險，員工可能會建立虛假的供應商帳戶，並提交發票以私自獲取款項。為防止這類情況，應確保只有特定人員可負責建立供應商帳戶，並設立適當的制衡措施，以核實系統內每名供應商的真實性。

定期審閱資料

定期審閱資料有助於避免人為錯誤、系統錯誤和欺詐行為。定時檢查資料和系統，使應付帳款流程更為順暢。

避免重複記錄應付帳款

在記錄應付帳款的過程中，偶爾會誤將同一張發票錄入兩次。這種情況在手動處理應付帳款發票時更容易發生。如果未有及時發現，可能會增加公司的負債，影響利潤。

如何避免應付帳款流程中有重複記錄的情況？

• 建立單一供應商主檔，確保不會重複建立供應商帳戶。為每名供應商分配獨立的供應商編號，令輸入發票的過程不會出現重複記錄。
• 輸入資料後重複檢查，確保沒有錯誤。員工在輸入系統時可能會誤讀數字或字母，導致錯誤的情況。使用應付帳款自動化軟件以電子方式讀取發票，可減少此類錯誤。但是，須確保供應商提供標準格式的發票，以避免系統錯讀內容。
• 要求供應商提供單一來源文件，不應接受多份文件。例如，供應商可能會先發送結單或報價單，然後才發送正式發票。如果將兩者都進行入帳，將導致金額重複。若習慣接受多份來源文件，應確保只有最終發票被錄入應付帳款系統內。
• 另一種避免重複記錄的方法，是建立單一的發票存檔系統。例如，當供應商先郵寄發票，然後再透過電郵發送提醒，這可能導致同一張發票被記錄兩次。反之，應簡化接收發票的流程，並即時錄入系統。將所有發票統一發送至指定位置，集中處理。
• 建立系統來記錄已結清的發票。這樣可以減低重複付款的可能性。應付帳款自動化軟件可協助處理此事，為您自動分類付款。

應付帳款流程的重要性

管理應付帳款的流程至關重要，如果將其忽視，可能會對公司產生負面影響。例如，如果您不清楚尚欠供應商和賣家的款項，將無法準確了解公司的整體財務狀況，可能會影響財務預測。在這樣的情況下，當公司需要申請信貨額度或取得貸款時，可能會遇到困難。

此外，若應付帳款流程管理不善，可能會損害公司的聲譽，繼而影響品牌形象。這樣的話，如賣家及供應商不願與你合作，將會直接影響供應鏈運作。

如未能妥善管理應付帳款流程，還可能導致逾期罰款和利息開支。若積少成多，將對公司的利潤產生負面影響。

• 應付帳款流程有助確保按時支付帳單，從而與賣家和供應商維持良好關係。
• 妥善管理發票有助保持有序運作，確保不會逾期付款。應付帳款流程管理不善，可能會導致逾期付款及現金流問題。
• 按時支付帳單亦有助維持良好的信用評分，使你合資格在需要時獲得信用額度。
• 應付帳款流程對企業的現金流至關重要。當你知道有哪些供應商需要優先支付，便能順序安排付款。在缺乏應付帳款流程的情況下，您可能會錯誤地支付予願意延遲收款的供應商，而忽略了那些需要優先支付的款項。
• 健全的應付帳款流程亦有助防範欺詐及資金管理不善的情況。當你清楚資金的流向，便能更有效地掌控財務狀況。

將應付帳款流程自動化，是確保應付帳款流程健全的好方法。選擇優質的應付帳款自動化軟件可以簡化流程，並提升應付帳款的管理效率。

甚麼是應付帳款自動化？

應付帳款流程自動化是將應付帳款自動化軟件融入傳統應付帳款流程的方式，當中包括應付帳款發票自動化，期限追蹤，以及根據到期時間自動結清款項。簡而言之，它自動化了應付帳款流程中最繁複和瑣碎無聊的部分，使員工能夠專注於更有意義的工作。

應付帳款自動化軟件可以進行多項工作，包括將來自供應商的發票轉換為電子格式，將發票審批自動化，提供結付款項通知，以及在會計軟件進行更新。上述的所有功能，最終將會促成順暢的應付帳款流程，減少對員工手動處理的依賴。

甚麼是應付帳款流程的自動化？

將應付帳款流程的任何部分交由軟件或科技處理，都可以視為應付帳款流程的自動化。最理想的應付帳款自動化軟件能助你完成多項工作，包括將發票轉換為電子格式，將發票與採購訂單進行匹配，將發票發送予各相關人員進行核證，設置付款提醒，直接向供應商或賣家付款等。

應付帳款自動化通常會運用到機器學習和人工智能。例如，你可以使用帶有光學文字識別（OCR）技術的自動化軟件，將紙本發票轉換為電子發票。隨後，您可以利用機器學習的技術，在收集回來的數據中識別出規律並作出推斷，這可以幫助你作出有關付款流程的重要決策，並更有效地管理現金流。

為什麼您的企業應選用應付帳款自動化軟件？

上文概述了應付帳款自動化帶來的優勢。在這一部分，我們將會更詳細地探討應付帳款流程自動化可如何為您的企業帶來裨益。

減少錯誤

由人手處理的應付帳款流程容易出錯，而使用 Excel 表格出錯的機會也頗大。有了最佳的應付帳款自動化軟件，您可以消除錯誤，並建立簡化的應付帳款流程。

更快速地審批發票和付款

能夠減少錯誤，應付帳款流程便會變得更為高效迅速。借助應付帳款發票自動化解決方案，您的付款時間和自動結算將會更快速。

控制與透明度

將應付帳款流程自動化，不僅能讓您更輕鬆地追蹤和管理應付帳款，亦可容許您的供應商和賣家自行查閱付款狀態。這有助於提升透明度，並建立信任。您的財務部門亦可清楚地查閱支出付款、支付數據和現金流狀況。

提升生產效率與節省成本

有了應付帳款流程自動化所帶來的簡化流程，您的員工將能夠專注於其他重要任務。長遠來說，您將能節省員工成本，並擁有更高效的應付帳款系統。

更好的合作關係

將應付帳款流程自動化，將帶來更快速、高效且透明的系統，讓您成為更佳的合作夥伴。將會有更多的賣家、供應商甚至放貸機構願意與您合作，令整體業務流程更為順暢。

善用提前付款折扣

您可以借助優質的應付帳款自動化軟件，提高付款的速度和準確度。當您準時或提前付款，供應商和賣家很可能會提供優惠折扣。

Aspire 助您將應付帳款流程自動化

Aspire 的應付帳款自動化軟件能夠助您簡單便捷地自動化所有應付帳款方面的需要。您可以透過轉發電郵支付發票，加強流動資金狀況，並集中處理所有帳單。我們的人工智能助手將會處理手動數據輸入的步驟，讓您能夠安排付款並實時查看付款狀態。

您只需將帳單轉發到 Aspire，然後開啟通知，並在進行必要的修改後審批付款，簡單快捷。